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Organisation

For the Joy of Work – Projektmanagement mit awork

Wenn uns 2020 eines gelehrt hat, dann: dass nichts im Leben so richtig planbar ist. Für jemanden wie mich, der gerne Pläne schmiedet, Zukunftsvisionen hat und auf Ziele hinarbeitet, statt in den Tag hineinzuleben, nicht immer leicht. Gerade im Privaten versuche ich bereits seit Jahren, von starren Vorhaben loszulassen und mehr Spontanität, mehr Ungewissheit hineinzulassen – Corona und 2020 hat dies natürlich nur verstärkt.

Auch im beruflichen bin ich grundsätzlich super offen dem gegenüber, was die kommenden Jahre für mich bereit halten – vertraue auf Chancen und sich öffnende Türen und tue meinen Teil dafür, meine Träume voranzutreiben. Doch gerade im kurzfristigen Management kann und will ich nicht von meiner Art, strukturiert und organisiert an bestimmte Dinge heranzugehen, loslassen. Und ich halte auch daran fest, dass es gerade in der Erarbeitung von Projektpunkten und kurz- bis mittelfristigen To-Dos wahnsinnig hilfreich ist, einen Plan zu haben, um nicht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen.

Obwohl – oder vielleicht gerade deswegen? – ich von Grund auf sehr strukturiert bin, suche ich immer wieder nach Optimierungen meiner “Systeme”, schaue, ob ich etwas an meinen Routinen verbessern kann oder es noch Abläufe gibt, die nicht ganz logisch sind und mir im besten Fall Stress, Zeit oder Umwege ersparen können. Als mir vor kurzer Zeit das Projektmanagement-Tool ‘awork’ vorgestellt wurde, war ich direkt Feuer und Flamme, es zu testen und zu schauen, welche meiner ‘Probleme’ es lösen könnte, um mein Zeitmanagement noch zu verbessern.

Jonglieren zwischen Vollzeitjob & Blog

Kurz zum Hintergrund meiner beruflichen Situation: Ich habe während meines Bachelor- und Masterstudiums bis 2018 – neben einigen Jahren Agenturerfahrung in drei verschiedenen Bereichen – als Bloggerin gearbeitet und mir das alles hier über mittlerweile 11 Jahre hinweg aufgebaut. Seit Anfang 2019 bin ich nun fest angestellt im Brandmarketing eines Düsseldorfer Konzerns und arbeite dort mindestens 40-45h die Woche im Projekt- und Kampagnenmanagement in der Werbung, mit viel Eigenverantwortung und hoher Erwartungshaltung. Trotzdem bin ich weiterhin nebenberuflich Bloggerin, setze freie Beiträge über meine Reisen, persönlichen Gedanken und Outfits, aber eben auch Kooperationen mit interessanten Partnern um.

All das bedarf allein im beruflichen Kontext viel Organisation – diverse Kampagnen in meinem Hauptberuf gleichzeitig zu handeln und mich abends und am Wochenende um meinen Blog, meine Partner und die ganze Organisation dahinter zu kümmern. Denn als Blogger und Influencer kommen weitaus mehr Aufgaben auf einen zu, als Bilder auf Instagram hochladen oder ein paar Zeilen in ein Backend-Tool zu tippen und mit Fotos zu versehen. Akquisition und Emailverkehr, Verträge und Rechnungen, Recherche, Foto- und Videographie samt Bearbeitung, Reportings und SEO, IT-Arbeit und Webdesign, Steuern und Weiterbildung in diversen Gebieten sind nur einige meiner Aufgabenfelder hier.

Ihr seht – um hier bei mehreren Beiträgen im Monat und, gemeinsam mit Instagram, so einigen Kooperationen im Monat sowie meinem Hauptberuf nicht den Kopf zu verlieren, ist definitiv einiges an Organisation nötig. Deadlines, offene Teilprojekte und To-Dos gibt es immer und überall. Bisher habe ich mein eigenes System durch manuelle Notizbücher, Excel-Listen und digitale Notizhefte gefunden, jedoch immer irgendwo nach einem Tool gesucht, das meine Anforderungen erfüllt und bündelt. Heute möchte ich euch erzählen, was awork alles kann und wie ihr es auf eure Bedürfnisse optimiert.

Projektmanagement & Organisation mit awork

awork hilft euch, eure verschiedenen Projekte und Verantwortlichkeiten zu bündeln, euer Team zu organisieren, sofern ihr eines habt und größere und kleinere To-Dos zu verteilen, zu planen, Deadlines zu setzen und Zwischenstände zu notieren, Arbeitszeiten zu tracken, Listen anzulegen und euch Statistiken ausspucken zu lassen. Das Beste daran? awork vereint nicht nur verschiedenste Tools in einem, sondern hat obendrein eine super moderne und vor allem übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, die keine Fragen offen lässt und das nötige Projektmanagement nicht verkompliziert.

Ich finde awork besonders praktisch, wenn ihr im Team arbeitet und beispielsweise Projektbereiche und -aufgaben zuweisen möchtet und euch gegenseitig auf dem Laufenden halten wollt, wie der jeweilige Stand ist oder welcher Zeitaufwand bereits anfiel. Doch auch für mich als “One-Woman-Show” (mit Ausnahme der meisten Fotos von mir mache ich alles selbst) ist es enorm praktisch. Ich habe euch hier eine kleine Liste der für mich wichtigsten Funktionen zusammengefasst – und dafür “Testprojekte” erstellt, um euch einen Einblick zu vermitteln, ohne irgendetwas sensibles meiner beiden Jobs preiszugeben – also wundert euch nicht über die verwendeten Bezeichnungen.

awork – Funktionen & wichtigste Tools

  • Über das Dashboard auf der Startseite kann ich sowohl meine verschiedenen Projekte, die einzelnen Unteraufgaben als auch meine generelle Zeiterfassung einsehen. Sehr praktisch für Teams, für die speziell Zeiterfassung auf Projekten und Aufgaben eine Rolle spielt.
    Das Dashboard könnt ihr übrigens individuell auf eure Bedürfnisse anpassen und mit den Widgets versehen, die für euch wichtig sind. Bei mir dürfen zum Beispiel meine Projektübersicht und die einzelnen Aufgaben mit Timing nicht fehlen.
  • Ich sehe auf einen Blick, welche Deadlines anstehen, zu wann ich welche Aufgabe erledigt haben muss – kritische Zeitfenster wie “heute” oder “morgen” sind rot abgebildet – und erhalte eine Art Ranking nach Relevanz meiner To-Dos.
  • Ich kann für jedes neue Projekt sowie auch für jede Aufgabe innerhalb der Projekte bestimmte Rahmenpunkte festlegen: Beispielsweise das Timing und den voraussichtlichen Zeitaufwand, Unteraufgaben, Kunden, Tags und Arbeitsbereich, Aufgabenbeschreibung, Budget, Teilaufgaben-Zähler sowie – eher relevant im Team – Korrelationen zwischen Teilaufgaben, Kommentare oder Updates für die anderen Mitglieder.
  • Auch sehe ich auf einen Blick, wer Projektleiter ist (in meinem Fall immer ich – yay! 😬) und wer bereits wie viel Zeit in welche Aufgabe investiert hat.
  • Ebenso könnt ihr Dateien anhängen und eure Aufgabenstatus verändern. Voreingestellt sind die Status-Bezeichnungen “To-Do”, “in Arbeit”, “in Überprüfung”, “erledigt” und “blockiert”, ihr könnt diese aber nach euren Bedürfnissen umbenennen.

Oberfläche & Ansicht

awork ist sowohl als Webansicht, als auch per App nutzbar. Die App finde ich besonders unterwegs sehr spannend und praktisch (ich nutze sie per iPad und iPhone), um schnell mal eine Aufgabe anzulegen oder abzuhaken – die vollen Funktionen und die beste Übersicht erhaltet ihr jedoch per Website. Dort könnt ihr beispielsweise auch super übersichtlich die Teamplanung vornehmen, alle Aufgaben auf einen Schlag anzeigen lassen oder die Zeitauswertung vornehmen. Auch habt ihr alle User (Team) und Kunden auf einen Blick.

awork – Nutzung & mein Fazit

Wenn man sich einmal in alle Funktionen hineingefuchst hat – was durch die nutzerfreundliche Oberfläche wirklich nicht lang dauert – merkt man recht schnell, welche Power hinter dem Tool steckt und wie super gerade die Organisation innerhalb eines Teams damit funktionieren kann. Natürlich setzt das voraus, dass alle an einem Strang ziehen und das Tool zum Mittelpunkt des Projektmanagements wird – da ich mich aktuell allein organisiere und generell Listen und Struktur gerne mag, ist das kontinuierliche pflegen der Punkte kein Problem für mich. Wenn ihr Unterstützung bei den einzelnen Funktionen braucht, stehen euch ein YouTube-Kanal mit zahlreichen Erklärvideos sowie der hilfreiche Support von awork zur Seite.

Mir hat es die letzten drei Wochen – zum frischen Start des Jahres 2021 – sehr geholfen, mir einen neuen Überblick zu verschaffen, welche Projekte jeweils anstehen, wie die Deadlines lauten und vor allem, um zu strukturieren, welche Prioritäten welches Projekt hat und womit ich wann starten sollte. Dadurch, dass das Tool intelligent ist, sprich einen Kalender hinterlegt hat, Erinnerungen sendet und die ganze Zeiterfassung & Planung, wenn man das jeweilige Projekt einmal eingetragen hat, selbst erledigt, hat awork der klassischen Organisation mit händischen To-Do-Listen oder Excel-Tabellen einiges voraus. Ich mag die Oberfläche total und empfinde es, wie bereits geschrieben, als sehr intuitiv und “einfach”, was das Handling betrifft – genau richtig für Menschen, die vielleicht weniger gern planen und Listen nutzen, um keinen zu überfordern oder überladen.

Ich bin mir sicher, dass es für einige von euch, die bereits im Team arbeiten, dies planen oder, so wie ich, mehrere Jobs und damit Kampagnen und Projekte gleichzeitig jonglieren müssen, super hilfreich sein kann, awork für eure Zwecke zu nutzen und auszuprobieren. Ich glaube auch, dass es ziemlich sicher einige Problemchen löst und bisher genutzte Tools und Management-Lösungen miteinander verbindet und so eine transparente Möglichkeit bietet, die ihr vielleicht vorher noch nicht kanntet bzw. wusstet, dass es so ein umfängliches und doch einfaches Programm bereits gibt.

Wenn ihr Lust habt, awork einmal selbst zu testen, dann habe ich gute Neuigkeiten für euch: Mit VIVIEN2021 könnt ihr tatsächlich 10% Rabatt auf die ersten 12 Monate eures awork-Abos erhalten und das noch frische Jahr 2021 geplanter und strukturierter angehen, als je ein Jahr zuvor! ☺️

MRS. BRIGHTSIDE – Fashion, Travel & Lifestyle Blog aus Hamburg & Düsseldorf

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