Seitdem ich meinen Blog mit 16 gegründet habe, musste ich lernen, meine jeweils ‘andere Arbeit’ mit der Arbeit auf dem Blog zu vereinen und gut organisiert zu bleiben. Ob damals in den Jahren bis zum Abitur mit Klausuren und Prüfungen in der Schule (was zugegeben am einfachsten war, denn a) ist Schule – auch wenn man es in dem Moment anders empfindet – zumindest rückblickend eine deutlich geringere Belastung als das, was darauf folgt und b) war mein Blog damals auch noch zu 95% ein Hobby), danach parallel zum Studium und den zugehörigen Prüfungsleistungen und Abschlussarbeiten und meinen Jobs als Werkstudentin in Agenturen und schließlich seit 2019 in meinen Vollzeitjobs, die teilweise an die 60 Stunden Arbeit in der Woche heranreichten und/oder eine Führungsposition mit sich brachten.
Ihr könnt euch denken: Gute Organisation ist und war mein ständiger Begleiter und das A und O, um alles auf die Reihe zu bekommen und natürlich auch meine Produktivität zu fördern. Nun bin ich seit Anfang dieses Jahres komplett selbstständig – nur gut, dass ich meine selbstständige Arbeit nebenher die ganzen Jahre vorher geübt und so einige Tricks auf Lager habe, um mich selbst zu motivieren und meine Tage zu planen, sonst wäre ich jetzt sicher aufgeschmissen, nun, da ich komplett auf mich alleine gestellt bin.
Dieses Jahr reisen wir fast ausschließlich herum und haben nur kurze Pausen in Deutschland, die meist von Terminen, Erledigungen und notwendiger Lebensorganisation geprägt sind, bevor die 3,4 Wochen auch schon wieder vorüber sind und wir auf die nächste Reise aufbrechen. Bedeutet: Ich nehme meine Arbeit natürlich mit ins Ausland und arbeite – zum Beispiel jetzt gerade aus Portugal – komplett remote. Ich möchte euch heute 3 Tipps mitgeben, die ich mir über die Jahre angeeignet habe und mit denen ich es fast immer schaffe, meine täglichen To-Do-Listen abzuarbeiten, ohne komplett überfordert zu sein oder meine Zeit zu verschwenden.
Meine 3 Tipps für mehr Produktivität & Organisation
Diese Tipps für mehr Produktivität dienen natürlich nicht nur mir als sogenannter ‘Digitaler Nomadin’, sondern können durchaus auch euch helfen, ob ihr nun selbst noch Schüler*in, Student*in oder irgendwo angestellt seid und diese Tipps eher für eine Selbstständigkeit nebenher oder ein aufwändigeres Hobby nutzen möchtet. Tatsächlich organisiere ich aber auch mein Leben außerhalb der Arbeit so und kann versprechen, dass es hilft und mich abends wirklich zufriedener zurücklässt in dem Wissen, einiges erledigt zu haben. Also here we go, ich hoffe, ihr findet etwas davon hilfreich und und könnt es selbst anwenden. Wenn ihr noch einen super Tipp für mehr Organisation & Produktivität im Alltag und im Job habt, dann lasst uns doch gerne in den Kommentaren daran teilhaben! ☺️
Klassische To-Do-Listen und Daily Aufgaben
Absolut kein Geheimtipp für mehr Produktivität, aber wichtig mit zu erwähnen, da einige meiner anderen Tipps darauf aufbauen: Die klassische To-Do-Liste. Ich könnte nicht leben – und das sage ich so, wie ich es schreibe – ohne meine To-Do-Listen, die sich über tägliche, wöchentliche und sogar monatliche Aufgaben erstrecken. Alles, was langfristiger ist und eher als Erinnerung gilt, sammle ich in diversen Notizen in meinem iPhone, um überall digital darauf zugreifen zu können, Ergänzungen vorzunehmen und neu zu ordnen, wenn etwas relevanter wird.
Meine täglichen To-Do-Listen führe ich jedoch noch ganz klassisch mit Stift und Papier, da ich es sehr befriedigend finde, händisch etwas wegzustreichen und auch direkt visuell zu sehen, was ich schon geschafft habe. Diese Liste schreibe ich jeden Morgen neu, indem ich auf meine längerfristigen To-Dos schaue und überlege, was ich gerne davon an jenem Tag erledigen möchte oder muss, und was sonst noch für Kleinigkeiten und Daily Tasks (wie Mails, Verträge, Rechnungen etc.) anstehen.
Bei meinen täglichen To-Dos greife ich gerne auf die Stifte der PILOT FriXion Family zurück, die durch eine sogenannte thermosensitive Tintentechnologie radierbar sind. Das bedeutet, dass durch Reibung mit dem an jedem FriXion Stift integrierten Radierer die Tinte auf 60°C erwärmt wird und so vom Papier verschwindet – bei -10°C taucht sie übrigens wieder auf, aber das kommt ja in unserem Alltag eher selten vor, haha.
Ich schreibe nicht so gern mit Bleistift, da es immer ein Geschmiere gibt und ich auch einfach das Schreibgefühl von Kugelschreiben, Tintenrollern oder Finelinern angenehmer finde, sehe jedoch den klaren Vorteil von Bleistiften, da man sie problemlos entfernen kann. Diesen Vorteil habt ihr bei den FriXion Stiften von PILOT eben auch – und hier gibt es wirklich super viele, verschiedene Arten.
Meine To-Do-Liste schreibe ich am liebsten mit den FriXion Finelinern, die sich durch die Faserspitze auch super zum skizzieren eignen. Die FriXion Fineliner gibt es in 12 verschiedenen Farben, hier habe ich mit ‘Schwarz’, ‘Pink’ und ‘Baby Pink’ gearbeitet. Beim Schreiben kann man sich echt nicht vorstellen, dass das Geschriebene so einfach wegzuradieren ist… Zudem mag ich das schlichte Design der PILOT FriXion Fineliner gerne. Die Überschrift meiner To-Do-Liste habe ich mit den FriXion Colors Filzstiften in den Farben ‘Hellgrün’ und ‘Orange’ geschrieben.
Nicht zu viel vornehmen, To-Dos priorisieren & Quick-Tasks sofort erledigen
Nun geht es an die Organisation meiner To-Do-Liste. Dieser Tipp gliedert sich in drei Stufen, die ich jeden Tag exakt so vornehme und die mir helfen, meinen Tag zu strukturieren und die Aufgaben zu bewältigen.
Zum ersten überlege ich mir realistisch (!), wie lange ich für welches To-Do benötigen werde. Ich gliedere auch größere To-Dos nach Unteraufgaben. Beispielsweise wenn ich eine Blogkampagne umsetzen muss, sind meine Aufgaben vielfältig: Konzeption des Beitrags, Fotos vorbereiten, erstellen, sortieren und bearbeiten, Collagen erstellen, Ausarbeitung und ggf. Recherche des Texts, Finalisierung des Contents sowie SEO-Arbeit sind nur einige der Unteraufgaben.
Jede Aufgabe und Unteraufgabe bekommt dann eine kleine Zeitangabe in Klammern (x) – mit dieser kann ich einschätzen, wie lange ich pro Aufgabe sowie insgesamt brauchen werde und ob meine To-Dos für den Tag realistisch sind. An dieser Stelle gehe ich auch noch mal über meine To-Dos und überlege, ob ich etwas auf den nächsten Tag verschieben sollte, um zu vermeiden, dass ich am Ende des Tages die Hälfte nicht geschafft haben könnte. Irgendwann entwickelt man natürlich ein Gefühl dafür, was man – neben all den anderen Dingen wie Terminen, Haushalt und auch Freizeit – an einem Tag schaffen kann.
Als nächstes priorisiere ich meine To-Dos und markiere farblich, was die größte Priorität hat und somit ein Must-Do ist und was eher Can-Dos sind, die ich erledigen möchte, die aber nicht zwingend notwendig sind an diesem Tag. Oft füge ich auch noch etwas aus meinem Privatbereich hinzu, das ich gerne erledigen würde – zum Beispiel eine Haushaltsaufgabe, die ansteht, ein Fotobuch, das ich gerne finalisieren würde oder etwas Organisatorisches am Macbook, was mal wieder aufgeräumt gehört.
Hier greife ich am liebsten auf die PILOT FriXion Light Marker zurück – wie extrem cool ist es, Textmarker zum wegradieren zu haben?! Das hätte ich damals in der Schule gebraucht, denn wie oft habe ich Textstellen markiert, um hinterher doch anderes relevanter zu finden. Tatsächlich ist das mit den PILOT FriXion Light problemlos möglich. Hier könnt ihr euch übrigens zwischen den klassischen Neonfarben und Pastelltönen entscheiden – letztere sind meine liebsten, wie ihr seht. Ich habe die Farbe ‘Pastellgrün’ für meine High Prio-Aufgaben genutzt, die Farbe ‘Pastellviolett’ für etwas weniger wichtige sowie ‘Pastellorange’ für private und optionale To-Dos.
Getreu dem Motto “Eat the Frog” versuche ich dann, die wichtigsten Aufgaben als erstes zu erledigen, auch wenn sie unbequem und langweilig sein sollten. Außerdem erledige ich – manchmal sogar noch vor den High-Priority-Aufgaben – alles, was unter fünf Minuten dauert, also in der Klammer (5) oder weniger stehen hat. Gibt ein gutes Gefühl, einiges abzuhaken und fixe Dinge einfach direkt wegzuschaffen, um im Kopf mehr Luft für die Prioritäten zu lassen.
Die Pomodoro-Methode – Produktivität ja, aber bitte ohne Stress
Einen letzten Tipp, den ich euch gerne mitgeben möchte, ist die Pomodoro-Methode. Bestimmt kennen sie einige von euch bereits, aber falls nicht, oder falls ihr sie vergessen oder noch nie angewendet haben solltet, möchte ich sie euch hiermit noch mal ans Herz legen. Denn Produktivität hin oder her, ist es wichtig, sich nicht zu überlasten und vor allem Pausen einzulegen, um die anstehenden Aufgaben mit frischem Kopf und motiviert angehen zu können. Aus diesem Grund bastle ich mir auch realistische To-Do-Listen mit einer Anzahl an Aufgaben, die zu schaffen ist und erledige das Wichtigste zuerst, um nach hintenraus nicht in Stress zu geraten.
Doch auch zwischendurch sind Pausen zum Durchatmen wichtig. Die Pomodoro-Methode arbeitet nach dem Prinzip, dass man in mehreren Sessions (die könnt ihr selbst bestimmen, in der Regel sind es 4) 25 Minuten am Stück konzentriert arbeitet und dann 5 Minuten Pause einlegt. Das macht ihr z.B. vier Mal, um dann einmal 30 Minuten Pause am Stück zu machen und wieder von vorn zu beginnen. Ihr stellt euch jeweils Timer, um die Zeiten einzuhalten. Die Pausen könnt ihr natürlich für eine ‘richtige’ Pause nutzen, also einen Kaffee trinken, fünf Minuten an die frische Luft gehen oder natürlich auch durch Social Media scrollen, wenn euch das entspannt. Die Pausen können aber auch für kleine Erledigungen wie die Spülmaschine ausräumen oder den Müll runterbringen genutzt werden – wichtig ist nur, dass sie nicht der Tätigkeit eurer Arbeit entsprechen, also in meinem Fall nicht am Macbook stattfinden.
Mir hilft es sehr, über den Tag hinweg die Pausen nicht zu vergessen und nicht stundenlang im Tunnel zu arbeiten, ohne Essen und Trinken, um dann am frühen Nachmittag ausgelaugt zu sein oder in ein Tief zu fallen. Wichtig ist nur, dass ihr die Timer auch einhaltet und wieder in euren Fokus reinkommt, und euch nicht auf Instagram verliert oder doch diese oder jene andere Aufgabe erledigt, die dann wieder ein, zwei Stunden einnimmt.
Wie ihr in diesem Beitrag seht, helfen mir die FriXion Stifte von PILOT sehr dabei, meine Organisation und Produktivität aufrecht zu erhalten und meine Aufgaben zu erledigen. Wenn ich mich einmal vertue, dann kann ich mir die Radierbarkeit der Stifte zu Nutze machen und sowohl Highlight-Marker, als auch Fineliner und Tintenroller, einfach wegradieren sowie neue Aufgaben hinzufügen, neu strukturieren und priorisieren. Ich hoffe also, dass euch auch meine drei Tipps für mehr Produktivität helfen, euren Alltag strukturierter zu gestalten und To-Dos zu erledigen. Ich habe nicht das Rad neu erfunden, aber diese kleinen Helfer wie Zeiten notieren, die Pomodoro-Methode oder die Priorisierung von Aufgaben und Gestaltung meiner To-Do-Listen helfen mir sehr, egal wo ich gerade auf der Welt bin, meinen Kram zu erledigen und durchzuziehen.
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